Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Metsäyhdistys ry
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki
info@smy.fi, 09 685 0880
Y-tunnus 0288770-9

Yhteyshenkilö

Elena Ramsurrun
Suomen Metsäyhdistys ry
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki
elena.ramsurrun@smy.fi, 09 685 0880

Rekisterin nimi

Suomen Metsäyhdistyksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käytämme henkilötietoja muun muassa asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon, asiakasviestien ja tiedotteiden kuten uutiskirjeiden lähettämiseen, asiakassuhdetta vahvistavaan markkinointiin, palvelujen ja toiminnan kehittämiseen, tilausten hoitamiseen, tapahtumien järjestämiseen ja laskutukseen.

Käsittelemme tietoa EU:n tietosuoja-asetukseen pohjautuvilla perusteilla

  • täyttääksemme rekisteröidyn kanssa solmimamme sopimuksen
  • käsitelläksemme rekisteröidyn antamia tietoja hänen antamansa suostumuksen perusteella
  • oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi, kuten toimintamme kehittämiseksi
  • lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolain säilytysvelvoitteen noudattamiseksi

Käsittelemme ja julkaisemme muun muassa artikkeleita, tapahtumatiedotteita ja kilpailutuloksia varten henkilötietoja ja valokuvia, joista ihmiset on mahdollistaa tunnistaa.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme asiakkaan tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

  • nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • edustetun organisaation nimi, yhteystiedot ja toimiala
  • titteli ja työnkuva
  • demografiatiedot (esim. ammatti, palvelukieli, sukupuoli)
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot (esim. osallistumis-, tilaus-, laskutus-, maksu- ja tuotetiedot sekä palautteet ja yhteydenotot)
  • tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä muun muassa syntymäaika ja allergiatiedot
  • markkinointiin ja sen toimenpiteisiin liittyvät tiedot
  • rekisteröidylle kohdistettu viestintä ja siihen liittyvä toiminta
  • muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
  • Metsäyhdistyksen digitaalisten palvelujen sisältöön, sen käyttöön ja evästeisiin liittyvät tiedot

Keräämme henkilötiedot pääasiassa rekisteröidyltä itseltään asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana, kun rekisteröity tilaa palvelumme, käyttää sovelluksiamme ja tuotteitamme tai ilmoittautuu tai osallistuu tapahtumaamme. Saamme henkilötietoja myös sidosryhmiltämme sekä julkisista tietolähteistä.

Tietojen luovutukset

Emme myy, siirrä tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa.

Voimme siirtää ja jakaa Metsäyhdistyksen tapahtumiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille ja järjestäjille.

Voimme jakaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, joiden kanssa toteutamme yhdessä hankkeitamme ja niiden markkinointia.

Voimme luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille asiakkaan omalla suostumuksella. Voimme jakaa henkilötietojasi meille palveluja suorittaville kolmansille osapuolille, kuten ohjelmistopalveluille, henkilötietojen tekniseen hallintaan, viestintään ja erilaisiin kampanjoihin. Jakaminen tarkoittaa, ettemme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja muuhun kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen.

Voimme luovuttaa henkilötietoja tuomioistuimen tai muun lainsäädäntöön perustuvan viranomaisvaatimuksen perusteella.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta. Tällöin huolehdimme asianmukaisesta henkilötietojen suojasta varmistamalla, että tietojen siirtämiselle on olemassa lainmukainen peruste kuten EU:n hyväksymä Privacy Shield -järjestely.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tietoihin pääsevät ja rekisteriä käyttävät vain ne Suomen Metsäyhdistys ry:n toimihenkilöt ja muut määritellyt henkilöt, joilla työnsä puolesta on siihen tarve ja tarvittavat käyttäjätunnukset. Käytämme tarpeellisia teknisiä tietoturvakeinoja, kuten palomuureja ja salasanoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa muun muassa:

  • pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaselosteen päivitys

Suomen Metsäyhdistys saattaa päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa muuttuessa, tietosuojaperiaatteiden ja -suositusten muuttuessa tain lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.